會(huì)議事務(wù)實(shí)際上是會(huì)議或論壇的服務(wù)，簡(jiǎn)稱會(huì)議事務(wù)。根據(jù)甲方的需要，對(duì)會(huì)議論壇進(jìn)行構(gòu)思、設(shè)計(jì)、安排和策劃，以達(dá)到最終的會(huì)議效果。一個(gè)好的會(huì)議計(jì)劃需要有足夠的可行性和創(chuàng)造性。甲方也會(huì)非常重視會(huì)議策劃公司的選擇，會(huì)議事務(wù)的質(zhì)量是影響會(huì)議效果的重要因素。在雙方互信合作的基礎(chǔ)上，形成了一個(gè)成功的會(huì)晤論壇。
 

       會(huì)議包括行業(yè)峰會(huì)、啟動(dòng)儀式、總結(jié)會(huì)、學(xué)術(shù)研討會(huì)等。

       論壇是一種高標(biāo)準(zhǔn)、有組織的研討會(huì)，大致可分為兩種：一種是單獨(dú)以會(huì)議形式舉辦，另一種是與展覽同時(shí)舉辦，前者主要包括高峰論壇等。論壇的組織者通常是企業(yè)、協(xié)會(huì)或政府部門。會(huì)議論壇通常伴隨著一定規(guī)模的人員流動(dòng)，這就需要在尋找會(huì)場(chǎng)方面付出更多的努力。它應(yīng)該與會(huì)議的主題風(fēng)格相類似，二者相結(jié)合，才能取得更好的會(huì)議效果。

       會(huì)議規(guī)劃是一項(xiàng)復(fù)雜而系統(tǒng)的工作。在規(guī)劃過程中，需要考慮到各個(gè)方面的問題，包括活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的緊急情況、現(xiàn)場(chǎng)的數(shù)量和規(guī)模、人員流動(dòng)趨勢(shì)、休息廳和會(huì)議廳以及每個(gè)大廳的位置、來賓和工作人員的位置、場(chǎng)景和其他細(xì)節(jié)。規(guī)劃不僅要有閃念，這些細(xì)節(jié)也要詳細(xì)列出。

       當(dāng)甲方把會(huì)議計(jì)劃交給一站式會(huì)議公司時(shí)，不要覺得什么都不需要管理。此時(shí)，甲方需要發(fā)出會(huì)議通知。會(huì)前兩天，為保證與會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到達(dá)，需要再次通知，并準(zhǔn)備會(huì)議材料，包括會(huì)議文件、講話材料和會(huì)議主持人的話，這些都是會(huì)前準(zhǔn)備條件所必需的：會(huì)議人員的分工可以分為秘書組，材料組，接待組。秘書組主要負(fù)責(zé)會(huì)議文件資料的整理和記錄。一站式服務(wù)活動(dòng)會(huì)議公司一般會(huì)提供備料和接待人員。為確保不存在風(fēng)險(xiǎn)，甲方可做好人員安排的準(zhǔn)備工作。甲方需要做的是在會(huì)前進(jìn)行全面檢查，聽取會(huì)議籌備人員的口頭匯報(bào)，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查，檢查會(huì)議材料的準(zhǔn)備情況，對(duì)緊急情況下可能出現(xiàn)的問題在會(huì)前做好準(zhǔn)備。

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