商務(wù)會議是指具有商業(yè)性質(zhì)的大型會議，一般包括企業(yè)的新產(chǎn)品宣傳、年會和商務(wù)宴會。與會者是公司實體或經(jīng)理的代表。商務(wù)會議對會議各方面的要求很高。商務(wù)會議策劃的步驟與流程是什么？

一、確定活動主題
       只有明確了會議主題、核心內(nèi)容，才能夠確定有哪些核心人員需要參加，誰來主持，哪位高層“坐陣”。此外，在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般控制在一到兩個小時為宜。

二、擬定活動策劃案和具體操作方案
       活動策劃案是指導(dǎo)整個活動的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)文本，供策劃活動用。一般來說，會議核心成員才提供。具體操作方案則是用于企業(yè)內(nèi)部或者協(xié)助代理的廣告策劃公司，指導(dǎo)整個活動的具體操作，一般比較詳細(xì)，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內(nèi)容，時間上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。

三、會議時間安排
       確定時間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整。一般來說,前面的時間、進度要安排得緊湊一些，保證后面有時間來調(diào)整、完善。

四、會議通知
       不管會議的性質(zhì)如何，發(fā)送邀請總是比電話通知更禮貌。商務(wù)會議邀請函的設(shè)計應(yīng)更加高端化。此外，還應(yīng)注意在邀請函上核對會議人員的個人信息，以確保信息的正確和完善。

五、會議接待
       在正式的商務(wù)會議和年度會議上，公司應(yīng)選擇有社交能力和禮貌的員工，負(fù)責(zé)接待、登記、幫助和其他職責(zé)。專業(yè)的禮儀團隊和會議人員尤為重要。當(dāng)歡迎客人時，必須清楚地為參與者指明方向。如果邀請函卡上有指定區(qū)域，為了清楚地告知該區(qū)域的位置和方向，有必要快速登記接待，不要猶豫。為了加快接待速度，可在大型會議入口處設(shè)立兩個或兩個以上的登記區(qū)，并提供門票。如果有更多的人沒有票或沒有票，他們可以集中在一個登記區(qū)。接待處有客人名單，直接勾選即可。

六、現(xiàn)場控制
       現(xiàn)場控制是體現(xiàn)總協(xié)調(diào)人應(yīng)變能力的一環(huán)，事實上，一個好的協(xié)調(diào)人會將工作做在前面：首先是預(yù)防變數(shù)的發(fā)生。比如平時做一些培訓(xùn)，事前做一些排練。從實踐來看，現(xiàn)場的突變往往是因為溝通不暢，考慮不周，以及禮節(jié)上的疏忽。應(yīng)該重點重視這些方面；其次，要在事前準(zhǔn)備好備選方案；再次，注意積累現(xiàn)場的靈活應(yīng)變的處理技巧。

七、跟蹤環(huán)節(jié)
       在會議結(jié)束時，與會者還可以咨詢和了解會議的經(jīng)驗。這不僅有助于改善會議服務(wù)的不足，而且有助于及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)用戶的不滿，增進相互理解和聯(lián)系，為進一步合作打下基礎(chǔ)。

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